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Tradicionalmente, las instituciones educativas han debido enfrentar extensos tiempos de espera, trámites administrativos complejos y demoras en la respuesta a consultas de estudiantes y apoderados. Sin embargo, la incorporación de herramientas basadas en inteligencia artificial (IA) está transformando este escenario, permitiendo procesos más ágiles, eficientes y personalizados dentro del sistema educativo.
¿Cómo mejora la IA los procesos administrativos en educación?
La inteligencia artificial permite automatizar tareas repetitivas, optimizar canales de atención y analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real. Esto se traduce en respuestas más rápidas y precisas, lo que impacta directamente en la experiencia del estudiante y del cuerpo docente.
Desde ZeroQ, empresa especializada en gestión de filas y atención al cliente, explican que uno de los recursos más utilizados son los agentes IA educativos, diseñados para responder consultas frecuentes de manera automática. “Estos asistentes virtuales pueden integrarse en sitios web institucionales, plataformas de gestión académica o aplicaciones móviles, y operar las 24 horas, los 7 días de la semana”, sostiene Xania Pantoja, cofundadora de ZeroQ.
Gracias a esta tecnología, los estudiantes pueden consultar horarios, fechas de exámenes, requisitos de inscripción o resolver dudas administrativas sin depender de un operador humano, reduciendo significativamente los tiempos de respuesta.
¿Qué beneficios concretos genera la automatización con IA?
Además de los asistentes virtuales, la IA se aplica mediante sistemas de gestión inteligente de turnos, análisis predictivo y herramientas de personalización de la experiencia estudiantil.
“La integración de herramientas de IA en las instituciones educativas genera múltiples beneficios, tanto a nivel operativo como en la percepción de los usuarios, donde algunos de los más destacados son la reducción de tiempos de espera en consultas y trámites, una mayor eficiencia operativa, al automatizar procesos administrativos; Atención personalizada, basada en las características y necesidades de cada estudiante; la disponibilidad 24/7, sin depender exclusivamente del horario de atención del personal; la mejor toma de decisiones, gracias al análisis de datos en tiempo real; y la mejora de la satisfacción del estudiante y sus familias, al ofrecer servicios más ágiles y efectivos”, recalca Xania Pantoja.
¿Puede la IA reducir brechas en el acceso educativo?
Otro aspecto relevante es el potencial de la IA para disminuir desigualdades en la atención educativa. Según la ejecutiva, gracias a su capacidad de adaptación, “esta tecnología puede ofrecer apoyo adicional a estudiantes con necesidades especiales, aquellos con dificultades en el aprendizaje o quienes tienen menor acceso a recursos tecnológicos”.
Asimismo, la atención remota y automatizada facilita llegar a zonas alejadas o rurales donde no siempre existe disponibilidad permanente de servicios presenciales o personal especializado.
¿Qué se requiere para una implementación efectiva?
Desde ZeroQ enfatizan que el éxito de la inteligencia artificial en educación depende de una implementación estratégica, alineada con los objetivos pedagógicos e institucionales.
“Se deben elegir herramientas confiables y seguras, capacitar al personal en el uso y supervisión de estas tecnologías, asegurar la protección de los datos personales de los usuarios, evaluar continuamente el impacto de las soluciones implementadas, y mantener siempre una perspectiva humana que complemente la automatización”, enfatiza la cofundadora de ZeroQ.